OA系统全解4：从文档管理到知识管理

文档管理是OA系统中的一个老牌功能，在20年前OA系统的鼻祖——第一代Notes系统中，文档管理就是一项主要功能。

20年后，文档管理的应用理念和功能都有了长足的发展，更加全面、细致和智能。在华天动力等优秀的OA系统中，还体现了知识管理的应用思想。

但坦白的说，这种知识管理的应用只是知识管理体系中的一小部分，主要体现在对以文档为载体的显性知识的管理，实现各种知识文档的集中保存、共享、检索、更新。话又说回来，能把这一点做好的企业就已经很不错、很不错了。

在华天动力OA系统中，文档管理是一个综合性的模块，它包括了知识管理、下载中心、电子期刊、规章制度、网络硬盘、报表中心等几项功能，它们的用法总体上比较相似，只是侧重点不同，用户可以灵活使用。

华天动力OA系统中的文档中心功能模块

这些模块中的文档有两种来源，一种是单独上传的各种文档，包括电子文档和扫描件，以及各种图片或视频等资料；另一种是将OA系统中的重要表单、通知、公告等信息直接转存到这里，以方便日后使用。

在OA系统中进行文档管理，有两个关键点，一是能否保证安全，二是如何有效利用。

关于安全性，优秀的OA系统都能够对文档的管理和使用权限进行了严格、细致的控制，比如在华天动力OA系统中，可以设置每个文件夹和文件的修改、删除、更新、访问、下载等权限，没有权限的用户是无法进行相关操作，或则访问相关文档的。另外，该系统还提供了日志查询功能，可以跟踪每个文档的访问和修改记录。

对于如何有效的利用文档，华天动力OA系统从技术角度提供了支持。它允许用户自由设置多种类型的细分目录，让相关人员可以快速找到有用的文档。同时，还提供了全文检索功能，不仅能够通过文件的标题进行查询，还可以直接搜索文档的内容，按查询关键字进行内容比对，找到需要的文档。

另外，华天动力OA系统还提供了提醒功能，当文档有新增或修改的时候，可以自动给相关人员发送消息提醒，以便及时了解。用户可以将文档管理的模块放在OA系统的首页，这样使用各种文档就非常方便了。

提到文档管理，可能很多人会想到ISO中的文件管理标准体系。现在优秀OA系统中的文档管理功能，也体现了ISO文件管理的标准体系。

比如对于企业多变的文档信息，多人员操作同一文档时，通常很难控制和管理修改记录，修改过程中出问题很难查找。华天动力在OA系统中提供了版本控制的功能，能够自动记录所有文档的修改时间、修改人以及各历史版本信息，以方便后续的问题处理，为企业实现ISO文档化提供了强有力的工具。

最后需要说明的是，无论是文档管理，还是知识管理，在应用实践中最大的障碍都不是缺乏有效的管理工具，而是缺乏有效管理制度，以及强有力的执行。OA系统中提供了简洁实用的文档管理工具，能否用好，关键还在于企业在制度以及执行方面的因素。